Für einen unserer Kunden suchen wir einen Projekt Koordinator / Administration (m/w/d).

Wir suchen einen gut organisierten Projektkoordinator für unser Site Development Team. Diese Rolle fungiert als leitender Koordinator im Team und unterstützt ein Team von Projektmanagern: Aufrechterhaltung der Dokumentenkontrolle und des Datenbankmanagements bei gleichzeitiger Verfolgung der Projektaktivitäten und Koordinierung der Teamkommunikation.

Ihre Aufgaben:

• Führen von elektronischen Dateien, Datenbankmanagement und Verfolgung von Projektaktivitäten und Teamkommunikation
• Kann bei Bedarf die Projektkoordinatoren der unteren Ebenen schulen und anleiten
• Bereitet kundenspezifische Berichte nach Bedarf vor
• Verfolgen aller wichtigen und weniger wichtigen Meilensteine im Zusammenhang mit End-to-End-Einsatzaktivitäten.
• Behält den Projektstatus im Auge und alarmiert die Projektmanager, wenn es Probleme bei der Einhaltung von Terminen gibt
• Handeln Sie als Ansprechpartner für dringende, eskalierte Angelegenheiten innerhalb des Teams
• Koordiniert genaue und aktuelle Berichte über den Projektstatus, die Terminierung und die Planung
• Pflegen von Projekt- und Kundenverfolgungsdatenbanken
• Teilnahme an wöchentlichen Update-Meetings nach Aufforderung durch den Projektmanager
• Zusammenarbeit mit den Projektmanagern für die Standortentwicklung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Rechnungen für Lieferanten
• Unterstützung des Projektmanagers bei täglichen Aufgaben, Kalenderkoordination, Reisevorbereitungen, etc.
• Erledigung diverser Bürotätigkeiten, wie z. B. Bestellung von Material, Paketversand, Koordination von Veranstaltungen usw.
• Andere Aufgaben nach Bedarf.

Mindestens 3 Jahre vorherige Erfahrung.

RIZE’s client is looking to recruit a Project Coordinator / Administrative (m/f/d).

We are looking for a well-organized Project Coordinator to join our Site Development team. This role acts as the lead coordinator on the team and supports a team of project managers: maintaining document control and database management while tracking project activities and coordinating team communications.

Your Responsibilities:

• Maintain electronic files, database management and tracking of project activities and team communications
• May provide training and guidance to lower level project coordinators as needed
• Prepares customized reports as needed
• Tracks all major and minor milestones related to end-to-end deployment activities
• Keeps track of project status and alerts project managers when there are issues with meeting deadlines
• Act as point of contact for urgent, escalated issues within the team
• Coordinates accurate and up-to-date reports on project status, scheduling, and planning
• Maintain project and client tracking databases
• Participate in weekly update meetings as requested by the project manager
• Collaborate with site development project managers in the preparation of vendor bills of quantities and invoices
• Assist Project Manager with daily tasks, calendar coordination, travel arrangements, etc.
• Perform various office duties such as ordering supplies, shipping packages, coordinating events, etc.
• Other duties as needed.

Minimum 3 years of prior experience.

Ref: 10435 | Published: 12 May 2021