Für einen unserer Kunden suchen wir einen HR Manager (m/w/d) in Düsseldorf.

Der HR Manager unterstützt und erleichtert die HR Prozesse. Der/Die HR-Koordinator/in ist die erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter, beantwortet personalbezogene Fragen und bietet einen hervorragenden Kundenservice. Darüber hinaus unterstützt er/sie das HR Business Partner-Team und steht in Kontakt mit anderen HR-Teams, der IT-Abteilung sowie dem Finanz- und Rechnungswesen. Der/Die ideale Kandidat/in hat eine positive Einstellung und den Wunsch, sein/ihr Wissen und seine/ihre Fähigkeiten im Bereich Personalwesen zu erweitern.

Ihre Aufgaben:

• Erste Anlaufstelle für Manager und Mitarbeiter in Bezug auf das HR-Informationssystem (Workday) und den Prozess des Eintritts und Austritts von Mitarbeitern
• Ansprechpartner für HR-bezogene Fragen, z. B. zu Freizeit, Gehaltsabrechnung, Workday und Sozialleistungen
• Einarbeitung aller neu eingestellten Mitarbeiter und Erleichterung der Orientierung am ersten Tag zusammen mit dem örtlichen Büroleiter
• Sicherstellung der Richtigkeit der Mitarbeiterdaten in Workday: Aktualisierung des Workday-Systems bei einmaligen Änderungen wie z. B. einem individuellen Stellenwechsel, Stellenprofilen, einer Beförderung, einem Standortwechsel, einer Aktualisierung des Vorgesetzten, einer Anpassung der Vergütung usw.
• Beaufsichtigung der deutschen Mitarbeiterdokumentation: Verträge und Ad-hoc-Briefe (Verdienst, Bonus, Beförderung)
• Beaufsichtigung der Verwaltung von Sozialleistungsprogrammen, um ein möglichst wettbewerbsfähiges und kosteneffizientes Leistungsniveau zu gewährleisten (Suche nach neuen Leistungen, Verwaltung der bestehenden)
• Bereitstellung von Gehaltsabrechnungsspezialisten für alle Änderungen in der Gehaltsabrechnung für DE
• Überprüfung aller lokalen Richtlinien im Einklang mit Gesetzesänderungen unter Anleitung des HR-Teams, während gleichzeitig Prozessabläufe für das Verständnis von Mitarbeitern und Management geschaffen werden
• Zusammenarbeit mit Einwanderungsspezialisten bei Visumanträgen und Umzügen
• Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Unternehmen bei Mutterschafts- und Vaterschaftsurlauben
• Bearbeitung der monatlichen und Ad-hoc-Rechnungen der Personalabteilung im internen Buchhaltungssystem
• Verwalten des Austrittsprozesses: Führen von Austrittsgesprächen, Sammeln von Daten und Erstellen von Berichten
• Zusammenarbeit und Aufbau von Beziehungen zwischen den Teams
• Erstellung von regelmäßigen und Ad-hoc-Personalberichten für die Geschäftsleitung und das gesamte Unternehmen

Ihr Profil:

Um diese Tätigkeit erfolgreich ausüben zu können, muss die betreffende Person in der Lage sein, alle wesentlichen Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen. Die unten aufgeführten Anforderungen sind repräsentativ für die erforderlichen Kenntnisse, Fertigkeiten und/oder Fähigkeiten. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen die Ausübung der wesentlichen Funktionen zu ermöglichen.

• Associates-Abschluss erforderlich; Bachelor-Abschluss bevorzugt und/oder 5-10 Jahre einschlägige Erfahrung im Personalwesen
• Beherrschung von MS Office
• Erfahrung mit HR-Informationssystemen (Erfahrung mit Workday ist von Vorteil)
• Außergewöhnliche Fähigkeiten im Zeitmanagement
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche, mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationstalent und Detailorientierung
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen und Bedürfnisse neu zu bewerten
• Fokus auf Kundenservice
• Starke Teamplayer-Mentalität
• Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch sind obligatorisch

RIZE’s client is looking to recruit a HR Coordinator (m/f/d) in Düsseldorf.

The HR Coordinator supports and facilitates HR processes. The HR Coordinator is the first point of contact for employees, answers HR-related questions and provides excellent customer service. He/she also supports the HR Business Partner team and liaises with other HR teams, the IT department and Finance & Accounting. The ideal candidate will have a positive attitude and a desire to expand his/her knowledge and skills in the HR field.

Your Responsibilities:

• First point of contact for managers and employees regarding the HR information system (Workday) and the process of employee entry and exit.
• Point of contact for HR related issues, such as time off, payroll, Workday, and employee benefits
• Onboarding all new hires and facilitating first day orientation with the local office manager
• Ensure accuracy of employee data in Workday: update Workday system for one-time changes such as an individual job change, job profiles, promotion, location change, supervisor update, compensation adjustment, etc.
• Overseeing German employee documentation: contracts and ad hoc letters (merit, bonus, promotion).
• Oversee the administration of benefits programs to ensure the most competitive and cost-effective benefit levels (search for new benefits, administer existing ones)
• Provide payroll specialists for all payroll changes for DE.
• Review all local policies in line with legislative changes with guidance from HR team, while creating process flows for employee and management understanding
• Collaborate with immigration specialists on visa applications and relocations
• Collaborate with employees and companies on maternity and paternity leaves
• Process monthly and ad hoc HR invoices in the internal accounting system
• Manage the exit process: conduct exit interviews, collect data and create reports
• Collaborating and building relationships between teams
• Prepare regular and ad hoc HR reports for the management and the whole company

Your Profile:

To be successful in this role, the individual must be able to perform all essential duties satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skills and/or abilities required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

• Associates degree required; Bachelor’s degree preferred and/or 5-10 years of related human resources experience.
• Proficiency with MS Office
• Experience with HR information systems (experience with Workday is a plus).
• Exceptional time management skills
• Excellent interpersonal, verbal and written communication skills
• Organizational skills and detail orientation
• Ability to prioritize and reassess needs in a fast-paced environment
• Focus on customer service
• Strong team player mentality
• Fluency in English and German is mandatory

Ref: 10565 | Published: 19 Aug 2021